En Colombia, la facturación electrónica es un requisito obligatorio para las empresas en términos tributarios y contables. La implementación obligatoria comenzó en 2019 y ofrece beneficios significativos.
Para comprender mejor las normas de cumplimiento tributario, es crucial conocer los detalles específicos. Asegúrate de cumplir con los requisitos de la DIAN y contar con un proveedor tecnológico autorizado para facilitar el registro y almacenamiento correcto de las facturas electrónicas.
¿Qué es la facturación electrónoca?
La facturación electrónica en Colombia reemplaza el proceso tradicional de facturación en papel con un sistema digital. Es obligatoria para todas las empresas que operan en el país y requiere que las facturas sean emitidas, validadas y almacenadas electrónicamente.
Facturas Electrónicas
Las facturas electrónicas tienen la misma validez legal que las físicas, pero se gestionan completamente de manera digital. Deben validarse por la DIAN antes de su emisión, y se consideran emitidas solo cuando se entregan al comprador, cumpliendo con los requisitos técnicos de la DIAN.
Documentos Equivalentes Electrónicos
Estos documentos son recibos digitales para transacciones que no requieren factura de venta. Deben cumplir con los requisitos legales y se emiten a través de proveedores tecnológicos autorizados por la DIAN. Las notas de ajuste corrigen o cancelan estos documentos.
Recibo de Compra Electrónico
Este recibo es para consumidores finales, no genera crédito fiscal y es menos complejo que una factura electrónica.
Notas de Débito y Crédito Electrónicas
Permiten ajustar o corregir facturas electrónicas. Deben ser generadas y validadas electrónicamente por la DIAN.
Documento para Pagos a Favor de Personas No Sujetas al IVA
Este documento es emitido por el comprador cuando adquiere productos o servicios de personas no sujetas al IVA.
Factura Electrónica para Exportación e Importación
Se emiten para justificar operaciones de exportación e importación y otros trámites aduaneros.
Otros Documentos
Incluyen justificativos de gastos, deducciones y otros medios electrónicos que facilitan el cumplimiento de obligaciones fiscales.
Marco Normativo y Requisitos
En Colombia, la facturación electrónica es un requisito para todas las empresas sujetas al impuesto al valor agregado (VAT). Este sistema se rige por una normativa que establece la obligatoriedad de la emisión de facturas electrónicas y entró en vigencia gradualmente desde enero de 2019, siendo obligatorio para todas las empresas a partir de noviembre de 2020. Esta regulación abarca transacciones entre empresas (B2B), entre empresas y el gobierno (B2G), y entre empresas y consumidores (B2C).
El régimen de facturación electrónica en Colombia abarca los siguientes documentos y transacciones:
- Facturas Electrónicas: Obligatorias en transacciones B2B y cuando se genera crédito fiscal, con reglas estrictas para su estructura, emisión y validación.
- Documentos Equivalentes Electrónicos: Incluyen tickets de cajas registradoras con sistemas POS, entradas de cine, billetes de transporte, extractos financieros, documentos de juegos de azar, boletas electorales, recibos de peajes, y otros servicios públicos.
- Recibo de Venta Electrónico: Emitido para consumidores finales, no genera crédito fiscal y es menos complejo que las facturas electrónicas.
- Notas Electrónicas de Débito y Crédito: Emitidas para ajustes en facturas electrónicas y deben validarse previamente.
- Documento para Pagos a Favor de Personas No Sujetas al IVA: Factura emitida por el comprador al adquirir productos o servicios de personas no sujetas al IVA.
- Recibo de Ingresos Laborales: Emitido para desembolsos relacionados con la nómina del contribuyente.
- Factura Electrónica de Exportación e Importación: Utilizada para respaldar operaciones de exportación e importación, con implementación actual solo para exportaciones.
- Otros Documentos: Incluyen justificativos de gastos, deducciones y otros medios electrónicos para cumplir con obligaciones fiscales.
Formato XML (UBL 2.1): Las facturas electrónicas se generan en formato XML con UBL V2.1, se firman digitalmente y se validan antes de ser enviadas a la DIAN para su registro y numeración.
Clave Única de Facturación (CUFE): Un código único que identifica cada factura electrónicamente, asegurando su integridad con cifrado SHA384.
Código QR: Obligatorio en las facturas electrónicas, se incluye para facilitar su verificación. Se puede generar a través de proveedores certificados.
Contenedor Electrónico: Utilizado para almacenar toda la información de la factura y la validación de la DIAN. Las facturas deben tener firmas digitales para garantizar su autenticidad e integridad.
Fechas clave de la facturación electrónica en Colombia:
- 1995: Las facturas electrónicas obtienen el mismo estatus legal que las facturas en papel.
- 18 de abril de 2016: Lanzamiento de un proyecto piloto con 58 empresas.
- Enero de 2019: La facturación electrónica se vuelve obligatoria para las grandes empresas registradas para el VAT.
- Noviembre de 2020: La facturación electrónica se vuelve obligatoria para todas las grandes empresas registradas para el VAT.
- Febrero de 2023: Los grandes contribuyentes deben emitir facturas electrónicas de venta por boletos de caja registradora superiores a 5 UVT.
- Marzo de 2023: Cambios Normativos con Decreto 442 y Emisión de Facturas Electrónicas para Boletos de Caja Registradora > 5 UVT para Contribuyentes del Impuesto sobre la Renta.
- Abril de 2023: Emisión de Facturas Electrónicas para Boletos de Caja Registradora > 5 UVT para Contribuyentes No del Impuesto sobre la Renta.
- Junio de 2023: Obligación de Emitir Facturas Electrónicas para Boletos de Caja Registradora > 5 UVT para Todos los Grandes Contribuyentes.
- Noviembre de 2023: Introducción de Cambios Normativos con Resolución 165/2023 y Postergación de Implementación de Documentos Equivalentes Electrónicos hasta el 1 de Mayo.
- 1 de febrero de 2024: Aplicación Obligatoria de las Últimas Normas sobre Facturación Electrónica de Venta para Todos los Contribuyentes Incluidos.
Funcionamiento de una factura electrónica en Colombia
El sistema de facturación electrónica en Colombia involucra al facturador electrónico, la DIAN, proveedores de tecnología y compradores. Una vez autorizado, el facturador puede generar facturas electrónicas y documentos equivalentes.
Procesos clave:
- Validación: Las facturas deben ser validadas por la DIAN antes de ser emitidas. La DIAN registra el documento y envía un mensaje de validación al facturador, quien lo entrega al comprador.
- Recepción de Documentos Electrónicos: Los facturadores deben recibir un acuse de recibo de las facturas electrónicas de sus proveedores. Si no están de acuerdo con el documento recibido, deben rechazarlo dentro de tres días hábiles.
- Contingencia: En caso de problemas tecnológicos, el contribuyente debe notificar a la DIAN, emitir la factura en papel y reportarla electrónicamente una vez resuelto el problema.
- Conservación: Tanto el emisor como el receptor deben conservar los documentos electrónicos, sus acuses de recibo y las representaciones gráficas (PDF) durante los plazos legales.
Beneficios de la facturación electrónica
- Reducción de Costos: Elimina gastos en papel, impresión y envío postal.
- Mayor precisión: Evita errores de entrada manual gracias a los sistemas automatizados.
- Eficiencia Operativa: Mejora en los tiempos de procesamiento de facturas y cierres financieros, haciendo los procesos más rápidos.
- Mejor Calidad de Información: Datos precisos y actualizados en tiempo real.
- Cumplimiento Normativo: Garantiza el cumplimiento total con las normativas de la DIAN sin complicaciones.
- Calidad de Vida Laboral: Reducción de las horas extras y mejora en el balance entre trabajo y vida personal de tu equipo.
Sanciones por incumplimiento
Aquellos que no cumplan con los requisitos del mandato de facturación electrónica pueden enfrentar repercusiones. El incumplimiento puede provocar multas de hasta el 1 % del valor involucrado en las facturas no válidas o el cierre de establecimientos por hasta 30 días.
Elegir el software adecuado
Es fundamental seleccionar un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN para llevar a cabo la facturación electrónica. Este proveedor tecnológico debe cumplir con todas las normativas y requisitos establecidos por la entidad. Al elegir un proveedor, es importante considerar aspectos como la experiencia, la capacidad de adaptación a las necesidades del negocio y el soporte técnico ofrecido.
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¿Cómo funcionala implementación?
- Registro y Certificación: Las empresas deben registrarse como emisores electrónicos y obtener un identificador único de software.
- Formato Estándar: Las facturas electrónicas siguen el formato XML y están firmadas digitalmente para garantizar su autenticidad.
- Validación por la DIAN: Todas las facturas deben ser validadas por la DIAN antes de ser emitidas al destinatario.
¿Necesitas Ayuda con el IVA?
Si tu empresa ofrece productos o servicios gravados en Colombia, es posible que necesites registrarte para el IVA a través del RUT. Las empresas extranjeras deben establecer una presencia legal en Colombia para cumplir con los impuestos indirectos.
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