ChatGPT ¿nuevo fichaje en el departamento financiero-contable?
¿Estás viendo como todo el mundo habla de ChatGPT pero todavía no lo has utilizado (más allá de que te haga el típico resumen de algo)? Si como profesional del área financiero-contable, todavía no has comenzado a sacarle partido, en este artículo te explicamos algunas tareas en las que la Inteligencia Artificial de OpenAI puede ayudarte en tu día a día (aunque puedes extrapolarlo a Copilot, Gemini y tantos otros modelos). Las hemos agrupado en 5 áreas que nos parecen básicas. Comencemos.
Elaboración y revisión de informes y documentos
Como profesional financiero, ya sabes que una de las tareas más habituales (y a veces tediosas) es la preparación de estados financieros, informes de gestión y presentaciones para la dirección o para clientes. ChatGPT puede servirte como un asistente de redacción y revisión que te ayude a:
- Redactar borradores de informes: Proporciona a ChatGPT una descripción de los datos clave o copia y pega la información básica de tus resultados, y pídele que te ayude a estructurar un informe claro y conciso.
- Ejemplo de prompt: “ChatGPT, tengo los siguientes datos de ingresos y gastos para el último trimestre, ayúdame a redactar un informe de 2 páginas para mi director financiero, resaltando las principales variaciones y conclusiones.”
- Ejemplo de prompt: “ChatGPT, tengo los siguientes datos de ingresos y gastos para el último trimestre, ayúdame a redactar un informe de 2 páginas para mi director financiero, resaltando las principales variaciones y conclusiones.”
- Revisar ortografía y estilo: Si ya tienes tu informe redactado, pide a ChatGPT que lo revise ortográficamente y lo reestructure para una mejor lectura.
- Tip: Utiliza indicaciones como “Hazlo más formal” o “Hazlo más conciso” para ajustar el tono y extensión del texto.
Investigación y comprensión de normativa contable y fiscal
Mantenerte al día con cambios legislativos, normas tributarias y directrices específicas seguro que también forma parte de tu día a día. Aquí ChatGPT también puede ayudarte. Te damos algunos ejemplos:
- Resúmenes de normas complejas: Pídele a ChatGPT que te explique, en términos sencillos, cambios recientes en reglamentaciones contables o fiscales.
- Ejemplo de prompt: “Explica en lenguaje sencillo los principales cambios de la nueva norma fiscal X y cómo impactan en las empresas de servicios.”
- Ejemplo de prompt: “Explica en lenguaje sencillo los principales cambios de la nueva norma fiscal X y cómo impactan en las empresas de servicios.”
- Búsqueda de definiciones rápidas: Si necesitas clarificar un concepto (p. ej., “ETF de gestión activa”, “MiFID”), ChatGPT puede darte definiciones claras y ejemplos.
- Tip: Proporciona siempre el contexto específico de tu país y marco regulatorio para obtener respuestas más alineadas con tu realidad. Recuerda, la IA te da una orientación general, pero siempre deberás contrastar con fuentes oficiales o asesores especializados.
Asistencia en la creación de plantillas y procedimientos
Otra forma de aprovechar ChatGPT es para desarrollar plantillas y guías que te ayuden a estandarizar y agilizar algunos procesos que sueles utilizar. Seguro que dándole al “coco”, sacas plantillas y procedimientos más elaborados que los que te dará ChatGPT, pero suelen ser un buen punto de partida frente al síndrome del folio en blanco. Estos son algunos ejemplos que creemos que pueden serte útiles:
- Creación de manuales internos: Pídele que te ayude a redactar un manual de procedimientos para cuentas por pagar, por ejemplo. No es un mal punto de partida si todavía no cuentas con una herramienta avanzada de gestión de cuentas por pagar como Invoway 😉 . Al menos tendrás un documento redactado que puedan seguir todos los miembros de tu equipo. Le das la vuelta aportando toda tu experiencia y saber hacer y ahí lo tienes. Y quien dice cuentas por pagar, dice cualquier manual que se te ocurra.
- Ejemplo de prompt: “ChatGPT, ayúdame a crear un manual básico para el proceso de cuentas por pagar, paso a paso, incluyendo roles y responsabilidades.”
- Ejemplo de prompt: “ChatGPT, ayúdame a crear un manual básico para el proceso de cuentas por pagar, paso a paso, incluyendo roles y responsabilidades.”
- Políticas y directrices: Si necesitas redactar una política de gastos de viaje o un procedimiento de aprobación de facturas, ChatGPT puede sugerir la estructura, secciones clave y ejemplos de lenguaje. Como te decíamos antes, no va a sustituir tu know-how pero te va a quitar mucho tiempo a la hora de redactar. Y muchas veces te dará buenas ideas que no se te habían ocurrido.
- Tip: Indícale el formato que deseas (por ejemplo, una lista numerada o un texto formal) y detalla quién es el público objetivo (colaboradores, directivos, etc.).
Optimización de reportes y análisis de datos
Los profesionales financieros dedicamos mucho tiempo a organizar información en hojas de cálculo, presentar datos a la dirección o preparar análisis. ChatGPT también nos puede ayudar con todo ellos. Vamos con los ejemplos:
- Generar ideas de fórmulas o scripts sencillos: Indícale que te sugiera fórmulas de Excel o un pequeño script en VBA/Python para agilizar tareas (por ejemplo, conciliaciones bancarias automáticas). ¿Lo ves muy complicado? Te sorprenderás del resultado.
- Ejemplo de prompt:
“ChatGPT, necesito una macro en Excel que me ayude a extraer las celdas con error en mi hoja de conciliación bancaria y las liste en una nueva hoja.”
- Ejemplo de prompt:
- Sugerir mejoras en la presentación de datos: Puedes preguntar a ChatGPT cómo podrías visualizar mejor cierto conjunto de datos o qué indicadores KPI podrías incorporar a un reporte financiero para una audiencia no experta.
- Tip: Cuanto más clara sea la descripción del problema y la información que proveas, mejores y más específicas serán las sugerencias de la IA.
Generación de resúmenes ejecutivos y presentaciones
Llegamos al área de las presentaciones que tan bien conoces. Puedes tener el mejor Excel, pero fallar en cómo presentas la información y arruinar muchas horas de trabajo. Lo que mejor sabe hacer ChatGPT es dar síntesis y claridad, y aquí tienes unos ejemplos para que te hagas una idea:
- Crear resúmenes ejecutivos: Proporciona a la herramienta tu informe técnico y pídele que lo resuma en un párrafo o en viñetas destacando los puntos clave.
- Ejemplo de prompt:
“ChatGPT, sintetiza este informe de 10 páginas en un resumen ejecutivo de 200 palabras, con énfasis en los riesgos y oportunidades detectados.”
- Ejemplo de prompt:
- Proponer diseños o estructuras para presentaciones: Si vas a presentar resultados trimestrales, ChatGPT puede sugerirte la secuencia lógica de las diapositivas, los gráficos clave y un texto introductorio breve. No sabes el tiempo que esto ahorra hasta que lo pruebas.
- Tip: Utiliza ChatGPT como punto de partida y luego personaliza la información con tu propia mirada profesional y tus conclusiones.
¿Es ChatGPT la panacea? Ten en cuenta lo siguiente
- Verifica la información: La IA puede confundirse o basarse en datos no actualizados, así que siempre revisa la veracidad y exactitud de lo que te propone.
- Confidencialidad: Evita compartir información financiera delicada o datos sensibles de la empresa. Mantén un equilibrio entre la información que proporcionas y la seguridad de tus datos.
- Contexto local: Las normativas y regulaciones varían según el país y la industria. Usa ChatGPT solo como apoyo inicial y confirma luego con documentos legales y fuentes oficiales.
- No reemplaza la asesoría profesional: ChatGPT te da ideas y te ahorra tiempo, pero las decisiones finales y la responsabilidad siguen siendo tuyas o del departamento correspondiente.
- Es una herramienta, no la panacea: No esperes que ChatGPT haga todo tu trabajo ni resuelva temas complejos por sí solo. Toma sus sugerencias como insumos que deberás ajustar con tu experiencia y criterio.
En conclusión, si eres profesional financiero-contable, ChatGPT puede convertirse en un gran aliado para agilizar procesos, optimizar informes y reducir la carga de trabajo rutinario. Empieza de a poco, prueba distintas indicaciones (prompts) y descubre cómo la Inteligencia Artificial puede facilitarte la vida. Como mínimo, te animamos a probarlo.
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