En corporaciones o multinacionales, la recepción de cuentas por pagar se ha convertido en un dolor de cabeza. Uno de los principales motivos es la gran cantidad de facturas que reciben y procesan diariamente. Esta gran cantidad de facturas puede llevar a errores, retrasos y una mayor complejidad en la gestión de las mismas.
Otro factor importante es la falta de un sistema automatizado y eficiente para la gestión de facturas, lo que puede llevar a una mayor carga de trabajo manual y errores humanos. La falta de una gestión adecuada también puede afectar la relación con los proveedores y generar retrasos en los pagos, lo que puede tener un impacto negativo en la cadena de suministro y la reputación de la empresa.
Además, la estructura jerárquica puede dificultar la comunicación entre los diferentes departamentos y la toma de decisiones en cuanto a la gestión de facturas. Esto puede generar confusiones, retrasos y falta de coordinación en el proceso.
Schneider Electric es una empresa global que se dedica al manejo de energía y tiene presencia en más de 100 países. Su enfoque principal es la transformación digital en el campo de la gestión de la energía, así como la automatización en edificios, hogares, infraestructuras e industrias.
En 2021, la filial de Colombia se enfrentó a un gran desafío: más del 70% de las facturas que recibían de sus proveedores no cumplían con las reglas necesarias para ser válidas, lo que generaba malestar entre los proveedores, un gran volumen de trabajo extra para los trabajadores de Schneider Electric y la descentralización y falta de trazabilidad de las facturas. Para abordar este problema, Schneider Electric decidió implementar dos soluciones: en primer lugar, eligió Invoway como portal de gestión de proveedores, lo que permitió a los proveedores consultar el estado de sus facturas y utilizar una herramienta de conciliación de información de pedidos y facturación. De esta forma, se automatizó la comprobación de las reglas que Schneider Electric aplicaba para aceptar las facturas. Además, para integrar este sistema con SAP, Schneider Electric contó con el conector desarrollado por Brait.
El conector creado por Brait está integrado de forma segura con Invoway a través de webservices, lo que permite a Schneider Electric supervisar todo lo que se intercambia con el portal de proveedores de manera centralizada mediante una única transacción SAP. El conector registra tanto los documentos de entrada como de salida, y desde la transacción SAP se pueden solucionar errores de forma automática o manual, acceder a los documentos originales, ver los distintos estados de SAP por los que ha pasado la factura y el proveedor sabrá la fecha estimada de pago.
Gracias a estas soluciones, Schneider Electric logró automatizar la contabilización de facturas y mejorar significativamente sus relaciones con los proveedores.
Con esto, tendrían una automatización de la contabilización de las facturas, y las relaciones con sus proveedores mejorarían de forma considerable.
Schneider Electric logró pasar de un proceso tedioso y manual con numerosas fases que aumentaban el riesgo de errores a un proceso automatizado y confiable. Esto significó una mejora significativa para los proveedores, quienes ahora podían registrar sus facturas de forma más rápida y sencilla, consultar sus órdenes de compra, fechas de pago y recibir sus pagos a tiempo. Para Schneider Electric, la solución redujo los errores y retrasos en los pagos, ahorró tiempo en los procesos operativos y permitió el almacenamiento centralizado de facturas.
En números, la automatización del proceso de recepción aumentó en un 90% y la contabilización de facturas en un 70%. La solución se adaptó a las normativas legales de cada país, lo que permitió su implementación exitosa en Colombia, Perú y Ecuador, y ahora se está planificando su implementación en Chile y Argentina.
¡En el siguiente video podrás ver una demo de todo el proceso
