Todo lo que necesitas saber sobre la ley de facturación electrónica obligatoria en España
La factura electrónica en España es de gran relevancia y se han desarrollado iniciativas para impulsar su adopción. En este artículo, se abordarán aspectos como el formato y requisitos de la factura electrónica, la obligatoriedad de su uso y consejos para su implementación. La ley de facturación electrónica obligatoria establece plazos de adaptación y sanciones por incumplimiento. Conoce todo sobre la factura electrónica en España.
¿Qué es la factura electrónica?
Definición de facturación electrónica
La factura electrónica es la versión digitalizada de la factura en papel tradicional. Por lo tanto, tiene los mismos efectos legales y representa, al fin y al cabo, el justificante de una transacción de bienes o servicios.
Actualmente, podemos encontrarnos con dos formatos de factura electrónica:
- Factura electrónica no estructurada: se trata de archivos digitales, generalmente en formato pdf o facturas en papel que se hayan escaneado. No tienen un formato unificado estructurado, sino que la disposición de los datos es casi siempre diferente y depende de cada emisor.
- Factura electrónica estructurada: se basan en un formato estándar que utilizan el lenguaje XML (como Facturae, UBL, etc), basado en etiquetas. Esto permite que puedan ser generadas y tramitadas de manera automática mediante sistemas de facturación y admitidas por sistemas informáticos de pago y contabilidad.
Con la nueva normativa emitida por la Ley crea y crece, el uso de la factura electrónica estructurada pasará a ser obligatorio para todas las empresas y profesionales. Por tanto, las facturas emitidas o recibidas en papel o PDF no serán admitidas como Facturas Electrónicas. Esto llevará a muchas empresas a tener que modificar sus procedimientos actuales y adaptarse al nuevo sistema de intercambio de facturas.
Aplicación de la facturación electrónica en España
La factura electrónica tiene una amplia aplicación en el ámbito empresarial de España. Tanto las empresas como los autónomos pueden utilizar la factura electrónica para gestionar sus transacciones comerciales de manera eficiente y segura. Este sistema ofrece la posibilidad de enviar, recibir y procesar facturas de forma electrónica, agilizando los procesos de facturación y optimizando la gestión administrativa.
Obligación de la facturación electrónica en España
La factura electrónica se ha convertido en una obligación en España. La legislación vigente establece que las empresas y autónomos deben utilizar exclusivamente la factura electrónica para sus relaciones comerciales. Esta medida tiene como objetivo agilizar los pagos y reducir la morosidad comercial, fomentando así el crecimiento empresarial.
Plazos de adaptación de la facturación electrónica
Para cumplir con esta obligación, se establecen plazos de adaptación según la facturación anual de las empresas. Una vez publicado el Real Decreto definitivo, aquellas empresas con una facturación superior a 8 millones de euros deben estar listas para emitir y recibir facturas electrónicas en un plazo de un año, mientras que el resto de las empresas tienen dos años para adaptarse.
+8M de facturación anual
El plazo de implementación es de 1 año/
finales de 2024
-8M de facturación anual
El plazo de implementación es de 2 años/
finales de 2025
Sanciones por incumplimiento
Es importante tener en cuenta que no cumplir con la obligación de emitir facturas electrónicas dentro de los plazos establecidos puede acarrear sanciones económicas. La gravedad de la infracción determinará el monto de la sanción impuesta.
Obligatoriedad de enviar una copia de todas las facturas emitidas a la Administración Pública
La nueva normativa obliga a enviar una copia de cada factura emitida a la Plataforma Pública de Factura Electrónica. Esta plataforma además de servir como repositorio nacional de todas las facturas emitidas, puede servir como sistema de intercambio de facturas, donde el cliente pueda conectase para descargarse las facturas emitidas por sus proveedores. También servirá para poder facilitar la información necesaria al Observatorio de Morosidad, para hacer seguimiento del cumplimento de la Ley de Morosidad por parte del entramado B2B.
Información de estados de factura
La Ley Crea y Crece, también establece la necesidad de informar, por medios telemáticos, a nuestros proveedores de una serie de hitos que permitan obtener información de cuando se ha recibido la factura, si ésta se ha aceptado o rechazado, y cuál ha sido su fecha efectiva de pago. Además de al proveedor, habrá que informar a la Administración Pública de la fecha efectiva de pago para poder cruzar esta información con las fechas de emisión de factura y así poder hacer seguimiento de los periodos de pago de las empresas, que deben ser inferiores a 60 días.
Consejos para la implementación de la factura electrónica
Adquisición de una Plataforma Privada para el intercambio y gestión de facturas electrónicas
Al implementarse la factura electrónica, será necesario tener nuestros sistemas listos para emitir y recibir facturas electrónicas y poderlas procesar. Para ellos podemos apoyarnos en las plataformas privadas existentes en el mercado que nos ayuden a cumplir con los requisitos legales establecidos. Se recomienda investigar y comparar distintos proveedores de software para seleccionar el que mejor se adapte a las necesidades de tu negocio.
Cumplimiento de requisitos legales
Para garantizar la conformidad con la normativa vigente, es esencial cumplir con todos los requisitos legales relacionados con la factura electrónica en España. Esto incluye la utilización de firmas electrónicas reconocidas, el mantenimiento de la integridad y autenticidad de las facturas, así como la incluir la información obligatoria según la ley de facturación electrónica. Asesórate adecuadamente para asegurarte de que cumples con todas las regulaciones correspondientes.
Registro y gestión de facturas electrónicas
Es recomendable llevar un registro organizado y actualizado de las facturas electrónicas emitidas y recibidas. Esto facilitará la gestión contable y tributaria de tu empresa, así como la consulta y seguimiento de las transacciones. Utiliza herramientas adecuadas de gestión documental y establece un sistema de archivo que permita la rápida localización y recuperación de las facturas electrónicas cuando sea necesario.
Capacitación del personal de la empresa y actualización normativa
Es fundamental capacitar al personal encargado de la facturación en el uso adecuado de la factura electrónica, así como en la comprensión de los aspectos legales relacionados con su implementación. Proporciona formación sobre el funcionamiento de la factura electrónica, las buenas prácticas en su uso y las actualizaciones normativas pertinentes. Mantente al día con los cambios legislativos que puedan afectar la facturación electrónica y asegúrate de que tu equipo esté informado y preparado para cumplir con las nuevas regulaciones
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