El procesamiento manual de facturas no solo es una tarea rutinaria improductiva, sino también costosa.
Entre de los beneficios más obvios para invertir en automatización para recepción de facturas están:
1. Reducir los procesos manuales
El proceso manual clásico de cuentas por pagar se divide en las siguientes fases:
Recepción de facturas/entrada de facturas, imputación, verificación, aprobación, transferencia de pago y archivo.
Si el procesamiento de recepción está completamente automatizado, la asignación de cuentas, la verificación y la aprobación también se realizan de forma directa, fácil y rápida en el sistema sin que la factura tenga que ser enviada manualmente de persona a persona.
Existe un gran potencial para aumentar la eficiencia en la empresa, especialmente en la digitalización y automatización de la recepción de facturas con la Plataforma tecnológica (invoway Platform)
¡Gracias a la automatización, no se pierden ni se dejan más facturas tiradas por ahí!
Una encuesta realizada poco después del estallido de la pandemia encontró que un gran porcentaje de las empresas que utilizan la automatización en su contabilidad sintieron que habían manejado bien el impacto de COVID: pudieron hacer una transición sin problemas de la oficina al trabajo remoto.
2. Ahorro de tiempo y reducción de errores
¿Qué factura es más probable que reciban las empresas: una que se imprime y se envía por correo a la oficina, o una que se envía electrónicamente?
La respuesta es clara: las facturas electrónicas y los procesos digitales no solo son rápidos, sino también más confiables que los procesos tradicionales basados en documentos en papel.
Con la automatización basada en la nube, los departamentos de cuentas por pagar pueden almacenar toda la información relacionada con facturas y pagos en un lugar centralizado y seguro.
Esto facilita el acceso a los datos y la recuperación de información detallada. Al mismo tiempo, las empresas pueden adaptar sus flujos de trabajo, reglas y restricciones y así transferir automáticamente las facturas a la fase de aprobación.
3. Mayor precisión
Otro beneficio de la automatización en la recepción de facturas es una mayor precisión.
La automatización es una herramienta útil, especialmente cuando se trata de verificar el contenido de la factura y compararlo con los pedidos. Reduce el impacto humano en el proceso, eliminando virtualmente las costosas y lentas excepciones de facturas.
4. Visión general y control de varias filiales
Las empresas crecen, se fusionan o se expanden a otras áreas comerciales. No es raro que las filiales de la empresa mantengan sus procesos y departamentos habituales, especialmente si las empresas están activas en diferentes sectores.
Esto aumenta la complejidad de la gestión empresarial. La recepción de facturas es solo un proceso. Sin embargo, deja claro el problema: las facturas no se juntan en una oficina central, sino que son procesadas en diferentes lugares por diferentes empleados.
Esto puede funcionar bien para cualquier empresa unipersonal. Pero, ¿qué sucede si necesita una descripción completa o si las facturas han llegado al lugar equivocado?
Tal vez solo te enteras de una factura cuando el proceso de reclamación se inició hace mucho tiempo y ahora se incurre en gastos por aclaración con los proveedores.
La recepción de facturas se puede automatizar en unos pocos pasos con el software de contabilidad.
Las facturas digitales se transfieren directamente al sistema, las facturas en papel se escanean y su contenido se reconoce mediante el reconocimiento de texto. De esta forma, el aprobador puede ver y dar cuenta de cada factura en cada ubicación.
¡Las facturas ya no se pierden y el tiempo ahorrado en la circulación de facturas es de hasta un 65%!
5. Mejora la interacción con los proveedores
¡El pago más rápido hace felices a los proveedores!
La automatización de recepción de facturas basada en la nube tiene como beneficio ayudar a acelerar su procesamiento.
Las soluciones basadas en la nube también suelen tener funciones como recordatorios automáticos y paneles que resumen el estado de las cuentas por pagar para respaldar los pagos a tiempo.
Cuando a los proveedores se les paga a tiempo o incluso antes, las empresas pueden beneficiarse de descuentos, mejores relaciones y flujo de caja mejorado.
Aplicar la tecnología moderna y la automatización le proporciona a tu empresa una mayor eficiencia, más flexibilidad de los empleados y un alto crecimiento en el futuro.
Invoway realiza todas las verificaciones en tiempo real impidiendo la radicación de la factura si ésta no cumple todos los requisitos.
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