Más de 1000 empresas utilizan ya nuestra plataforma

Termine con la gestión manual de las facturas recibidas

Qué es invoway, emisión - recepción facturación electrónica

Qué es invoway

invoway comprende una oferta de servicios tecnológicos que permiten a las empresas gestionar el intercambio electrónico de facturas con sus proveedores o clientes. Se basa en una plataforma tecnológica (Invoway Platform) desarrollada por DELÓGICA, compañía de Ingeniería de Software empresarial, con una trayectoria de más de 20 años.

Plataforma invoway, emisión - recepción facturación electrónica

invoway Platform

Es la única plataforma que permite el intercambio electrónico de facturas en cualquier formato. Gracias a su tecnología de extracción y verificación automatizada de los datos de la factura el proveedor puede entregar el mismo formato de documento que genera en la actualidad.

invoway Network, emisión - recepción facturación electrónica

invoway Network

Red compuesta por un conjunto de empresas que utilizan invoway como medio para la recepción de las facturas de sus proveedores. Los proveedores de las empresas asociadas a invoway Network radican sus facturas electrónicamente a través del Portal, independientemente de si se trata de una factura electrónica (XML) o una factura en formado documento (PDF).

NUESTROS CLIENTES

SOLUCIÓN INVOWAY

Digitalización del proceso de facturación
Soluciones facturación con invoway, emisión - recepción Soluciones facturación con invoway, emisión - recepción

Los proveedores de las empresas asociadas a invoway Network radican sus facturas electrónicamente a través del Portal, independientemente de si se trata de una factura electrónica (XML) o una factura en formado documento (PDF). Cuando el proveedor va a entregar una factura a una empresa asociada a invoway entra al Portal del Proveedor y sube el archivo de su factura.


El proveedor no necesita generar una factura electrónica: puede entregar su formato actual en un archivo tipo PDF. La plataforma analiza el PDF con su motor de extracción automatizada de datos y verifica que cumplen todos los requisitos definidos por el cliente o receptor de la factura. Si cumple todo, la factura queda oficialmente radicada en el cliente.


Gestiona todo el flujo de verificación y aprobación de la factura en la compañía cliente (asociada a invoway), integrando la factura son su ERP. El proveedor está permanentemente informado del estado de sus facturas en el proceso de aprobación en su cliente.

RECEPCIÓN DE LAS FACTURAS

Con IINVOWAY todas las facturas son correctas
Recepción de facturas con invoway Recepción de facturas con invoway

SIN INVOWAY el proceso de recepción de facturas le cuesta a las empresas entre 6-12 USD por factura recibida debido al alto grado de intervención manual. Cada factura debe ser verificada para comprobar si cumple todos los requisitos de tres tipos: de coherencia, legales y de negocio.


INVOWAY realiza todas estas verificaciones en tiempo real en el momento de la entrega impidiendo la radicación de la factura si ésta no cumple todos los requisitos. De esta forma garantiza un flujo de entrada de facturas “limpio” (todas las facturas son correctas).
El proveedor no necesita generar ningún formato distinto del que genera actualmente. INVOWAY es capaz de extraer los datos de la factura en formato PDF gracias a su tecnología de extracción automatizada.

Beneficios para la empresa receptora:

AHORRO:

  • El coste de procesar facturas electrónicas es alto. Según estudios americanos: 9 USD/factura. ¿A qué se destina?:
  • Radicación manual.
  • Convertir en datos una factura no electrónica.
  • Procesos de verificación manual de la factura por si llega con errores.
  • Digitalización de facturas en papel.
  • Todo este coste se elimina si el proveedor entrega la factura a través del Portal del Proveedor de INVOWAY.

CONTROL DEL GASTO-INVERSIÓN:

  • Control presupuestario a nivel de pedido-contrato.
  • Trazabilidad de las facturas-auditoría.
  • Mecanismos de aprobación basados en Pirámides de Decisión.

ADECUACIÓN A LOS ESTÁNDARES DE FACTURA ELECTRÓNICA:

  • Adecuación a la legislación del país en materia de factura electrónica sin necesidad de abordar costosas transformaciones tecnológicas.

Beneficios para los proveedores:

En el momento de la entrega, la plataforma le informa si la factura tiene algún defecto que deba ser subsanado, lo que evita que el cliente se la rechace más adelante.
El proveedor está permanentemente informado del estado de su factura
en el proceso de aprobación en el cliente: si ha sido aprobada, si está en contabilidad, fecha prevista de pago.


Elimina el riesgo derivado de posibles retrasos en el procesamiento de la factura o de su pérdida en el proceso de aprobación.
El Portal del Proveedor le ofrece otros servicios, entre los que se encuentran servicios de financiación como Factoring, Descuento Dinámico por Pronto Pago, etc. (Ver Supply Chain Finance).

APROBACIÓN DE FACTURAS

Proceso de recepción y verificación de facturas de proveedores
Seguimiento, aprobación de Facturas, invoway, emisión - recepción facturación electrónica Seguimiento, aprobación de Facturas, invoway, emisión - recepción facturación electrónica

Una vez verificada la factura y radicada, es habitual que deba pasar por un proceso o flujo de aprobación, en el cual, uno o varios responsables aprueban el paso a contabilidad de la misma.INVOWAY dispone de un completo Módulo de Workflow de Aprobación de facturas integrado en la solución. También puede integrarse con otras soluciones de aprobación (por ejemplo SAP).


El Módulo de Aprobación de INVOWAY gestiona todo el flujo de aprobación/rechazo de una factura basado en Pirámides de Decisión. La Pirámide contiene todas las reglas que determinan los firmantes de una factura. Pueden definirse varias pirámides de decisión. Cada unidad organizativa de la pirámide consta de un buzón que puede tener uno o varios responsables firmantes.

EMISIÓN DE FACTURAS

La solución Invoway ELI (Electronic Invoicing) gestiona todo el proceso de generación y expedición de facturas electrónicas. En el siguiente diagrama se muestra un esquema de su funcionamiento:
Emisión de Facturas, invoway Emisión de Facturas, invoway

La plataforma contempla todo el proceso, desde la generación de cualquier formato de factura, la entrega electrónica al cliente. Asimismo se proporcionan los medios al cliente para que acceda a consultar, descargar, aprobar-rechazar, etc las facturas de las que es destinatario.


En Colombia, la plataforma Invoway está certificada por la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) según el decreto 2242/2015. Nuestro distribuidor en Colombia NOVA CORP ya ha sido certificado oficialmente como uno de los proveedores tecnológicos homologados.